Ce este ordinul de deplasare și când este obligatoriu

Ordinul de deplasare, numit și delegație, este documentul financiar-contabil cu codul 14-5-4, reglementat de OMFP 2634/2015, prin care conducătorul unității dispune deplasarea unui angajat în altă localitate, în interes de serviciu. El îndeplinește trei roluri: autorizează deplasarea, dovedește prezența angajatului la destinație (prin ștampila și semnătura instituției vizitate, cu data și ora sosirii și plecării) și servește drept decont pentru cheltuielile făcute. Codul muncii definește delegarea (art. 43-44) ca exercitarea temporară, din dispoziția angajatorului, a unor lucrări în afara locului de muncă, cu dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare și a unei indemnizații de delegare. Fără ordin de deplasare semnat, cheltuielile nu pot fi înregistrate ca deductibile, iar diurna poate fi tratată ca venit salarial impozabil.

Cât este diurna în 2026: sector public și sector privat

În instituțiile publice, HG 714/2018 stabilește drepturile personalului delegat, iar Ordinul ministrului finanțelor nr. 1235/2023 a actualizat valorile de la 1 aprilie 2023: indemnizația de delegare este de 23 lei pe zi, indiferent de funcție, iar alocația de cazare de 265 lei pe zi. Indemnizația se acordă doar dacă delegarea durează cel puțin 12 ore, fiecare 24 de ore fiind considerate o zi de delegare. În firmele private, angajatorul stabilește cuantumul prin contractul colectiv, regulamentul intern sau contractul individual de muncă. Din punct de vedere fiscal, conform art. 76 alin. (2) lit. k) din Codul fiscal, diurna nu este impozabilă până la de 2,5 ori nivelul legal pentru instituțiile publice — adică 57,50 lei pe zi — și în limita a trei salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat, pe lună. Ce depășește aceste plafoane se impozitează ca venit din salarii.

Cum se calculează zilele de diurnă și decontul

Zilele de diurnă se calculează din data și ora plecării și ale sosirii. Aplicația numără câte perioade complete de 24 de ore cuprinde deplasarea și adaugă o zi pentru fracțiunea rămasă de cel puțin 12 ore; o deplasare de sub 12 ore nu dă dreptul la diurnă. Poți corecta manual numărul de zile, dacă regulamentul unității prevede altfel. Transportul se decontează pe baza biletelor sau, pentru autoturismul propriu, prin contravaloarea a 7,5 litri de carburant la 100 km parcurși pe ruta cea mai scurtă, la prețul carburantului de pe bonuri. Cazarea se decontează pe baza facturii, iar la instituțiile publice în limita a 265 lei pe noapte. Totalul cheltuielilor se compară cu avansul primit: dacă e mai mare, angajatul mai are de primit diferența; dacă e mai mic, restituie diferența la casierie.

Ce documente se atașează la decont

Decontul, adică partea a doua a ordinului de deplasare, se depune la compartimentul financiar-contabil după întoarcere, împreună cu documentele justificative originale: biletele de tren, autocar sau avion (inclusiv cartea de îmbarcare), bonurile fiscale de carburant pentru mașina proprie sau foaia de parcurs pentru mașina unității, factura și dovada plății cazării, chitanțele pentru taxe de drum, parcare sau transport local, atunci când acestea sunt decontabile. Ordinul trebuie să poarte ștampila și semnătura unității la care s-a făcut deplasarea, cu data și ora sosirii și plecării. Pe baza decontului verificat, conducătorul aprobă plata diferenței sau stabilește suma de restituit.

Delegare, detașare sau deplasare în interes de serviciu?

Delegarea este temporară și nu schimbă angajatorul: angajatul merge în altă localitate să îndeplinească sarcini pentru propriul angajator, pe cel mult 60 de zile într-un an calendaristic, perioadă care se poate prelungi doar cu acordul lui. Detașarea presupune munca pentru un alt angajator, pe o perioadă de cel mult un an, și are reguli proprii de salarizare. Deplasarea în interes de serviciu în aceeași localitate nu se face cu ordin de deplasare, ci se decontează doar transportul local, dacă este cazul. Modelul de pe această pagină este destinat delegărilor și deplasărilor în alte localități din țară; pentru deplasările externe se folosește formularul 14-5-4/a și diurna stabilită pentru fiecare țară prin HG 518/1995.