Ce este referatul de necesitate și de ce contează în 2026?

Referatul de necesitate este documentul intern prin care un compartiment — de pildă serviciul administrativ, IT-ul sau o școală din subordinea primăriei — arată că are nevoie de anumite produse, servicii sau lucrări și cere aprobarea conducătorului instituției. Până de curând, fiecare instituție îl redacta după propriul model. Normele metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor bugetare, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor nr. 1.140/2025 și modificate prin Ordinul nr. 2.037/2025, au introdus explicit „documentul de fundamentare" ca bază a angajării cheltuielilor. Acesta poate purta un subtitlu — referat de necesitate, notă sau notă de fundamentare — și trebuie să cuprindă descrierea stării de fapt și de drept, justificarea necesității și oportunității, încadrarea bugetară și estimarea valorii. Modelul de pe această pagină îți permite să alegi fie formatul clasic de referat, fie titlul de document de fundamentare cu subtitlul potrivit.

Ce trebuie să conțină un referat de necesitate complet

Un referat bine făcut răspunde la cinci întrebări: ce se cumpără, de ce, cât, cât costă și din ce bani. Concret: identificarea instituției și a compartimentului solicitant, numărul și data de înregistrare, tipul achiziției (produse, servicii sau lucrări), obiectul achiziției și, opțional, codul CPV, lista articolelor cu unitate de măsură, cantitate și preț unitar estimat, valoarea totală fără TVA și cu TVA, motivarea necesității și a oportunității, termenul în care este nevoie de produse sau servicii, sursa de finanțare și clasificația bugetară, eventual codul SSI și programul bugetar, precum și semnăturile celui care întocmește, ale șefului de compartiment, viza compartimentului financiar-contabil privind existența creditelor și aprobarea ordonatorului de credite.

Cum estimezi valoarea achiziției

Valoarea estimată se stabilește fără TVA și trebuie să fie realistă și documentată. Surse uzuale: oferte de preț cerute de la cel puțin doi-trei furnizori, prețurile din catalogul electronic SEAP/SICAP, contractele similare încheiate anterior de instituție sau studii de piață. Pentru produsele cu livrări repetate, se ia în calcul întreaga cantitate estimată pe durata contractului. Valoarea estimată determină procedura: potrivit art. 7 alin. (5) din Legea 98/2016, achiziția directă este permisă, în forma în vigoare la data redactării, pentru produse și servicii sub 270.120 lei fără TVA și pentru lucrări sub 900.400 lei fără TVA. Verifică întotdeauna pragurile actualizate pe site-ul ANAP înainte de aprobare. Împărțirea artificială a unei achiziții pentru a evita procedura este interzisă de art. 17 din aceeași lege.

Circuitul documentului: de la referat la plată

Referatul (documentul de fundamentare) este primul pas din fluxul angajare – lichidare – ordonanțare – plată. După ce este întocmit și semnat de compartimentul solicitant, merge la compartimentul financiar-contabil, care verifică existența creditelor bugetare și rezervă suma (în sistemul Control Angajamente Bugetare, acolo unde este cazul). Urmează viza de control financiar preventiv propriu, dacă operațiunea intră în sfera acestuia, și aprobarea ordonatorului de credite. Abia apoi compartimentul de achiziții derulează procedura sau achiziția directă și se încheie contractul ori comanda — angajamentul legal. La recepție se face lichidarea (NIR, proces-verbal de recepție), apoi ordonanțarea la plată și plata propriu-zisă. Un referat incomplet sau fără încadrare bugetară blochează tot lanțul.

Referat de necesitate în firme private

Deși este un document tipic sectorului public, referatul de necesitate este folosit tot mai des și în societățile comerciale care au proceduri interne de aprobare a cheltuielilor: departamentul care are nevoie de echipamente sau servicii întocmește referatul, managerul financiar confirmă bugetul, iar administratorul aprobă. Pentru această situație, alege sursa de finanțare „Buget propriu al societății" și procedura „Nu este cazul"; documentul va păstra aceeași structură clară — necesitate, cantități, valoare, aprobare — utilă și la auditul intern sau la justificarea cheltuielilor deductibile.